Perusahaan yang memiliki stok persediaan barang sejatinya menginginkan pengelolaan yang tepat agar tidak terjadi kerusakan, kesalahan prediksi pemesanan, atau hilangnya barang yang disimpan. Mengelola stok yang efektif semestinya dilakukan dengan mekanisme yang terstruktur sekaligus aplikasi yang tepat guna.

Memang dalam mengelola inventory itu susah susah gampang. Meskipun sepintas terlihat mudah, sederhananya hanya membeli, men-stok, menghitung saldo, merakit, menentukan harga pokok, menjual, dan menghitung saldo akhir, tapi sesungguhnya untuk mencapai hasil yang valid diperlukan penghitungan yang cukup detil dan teliti. Nah, Apa saja masalah yang membuat pusing mengelola stok persediaan? Mari kita simak berikut ini:

1. Tidak adanya perencanaan dan proyeksi atas pengendalian persediaan. Perencanaan dan proyeksi dilakukan untuk memperkirakan waktu yang tepat untuk memesan barang sekaligus barang apa saja yang memang diperlukan. Dengan demikian, stok yang ada tidak akan pernah kosong.
2. Kurang memahami sistem persediaan dan metode harga pokok. Banyak yang kurang memahami sistem dan metode ini sehingga tidak jarang terjadinya barang yang sudah kedaluwarsa, rusak, hilang, dsb. Akibatnya beban bertambah. Dampaknya terhadap kerugian.
3. Ketika sadar akan kesalahan pencatatan stok, SDMnya kurang cakap akan pembenahan.
4. Sistem pengendalian persediaan tidak ada.
5. Tidak menggunakan aplikasi penunjang stok.

Dari kelima persoalan utama tersebut, kita bisa menguraikan apa saja solusi untuk mengelolanya sebagai berikut:

1. Buatlah proyeksi persediaan agar stok tidak habis ataupun berlebih. Dengan adanya proyeksi ini kita bisa mengestimasikan jumlah minimum stok di gudang menjadi tolok ukur saat yang tepat untuk memesan barang.
2. Tentukan mana sistem persediaan yang cocok digunakan di perusahaan. Ada dua sistem yakni perpetual dan periodik. Tentukan juga metode HPP seperti FIFO, LIFO, dan Average.
3. Jadilah tenaga profesional dengan selalu teliti dalam menghitung persediaan.
4. Perlu adanya kepala gudang dan SOP untuk membakukan kegiatan operasional dan pengendalian persediaan.
5. Gunakan software yang mengakomodasi semua kebutuhan pengendalian persediaan baik dari proyeksi, manajemen persediaan, penghitungan HPP, sampai dengan kontrol stok dalam bentuk laporan dan grafik analisis.

Sebagai gambaran umum mengenai pemahaman akuntansi dalam mengelola stok, coba kita segarkan lagi sedikit mengenai jenis persediaan, sistem persediaan, dan metode HPP. (Referensi: Konsep Dasar Pencatatan Persediaan Barang Dagang)

Di bidang usaha perdagangan dan distribusi, barang dijadikan sebagai unsur utama yang diniagakan mulai pembelian hingga penjualan. Persediaan barang dagangan ini dibagi dalam berbagai aspek sebagai berikut:

1. Barang dalam industri perdagangan. Barang yang digunakan dalam bidang usaha ini dibeli dari pemasok, disimpan, dan kemudian dijual kepada pelanggan tanpa adanya perubahan komposisi atas barang yang dimaksud.
2. Barang dalam industri manufaktur. Barang yang digunakan dalam bidang usaha ini pada dasarnya memerlukan proses pengolahan lebih lanjut sebelum dijual kepada pelanggan. Adapun jenis barang yang dimaksud dibagi menjadi 3 bagian antara lain:

o    Bahan Mentah, yaitu bahan yang dibeli dari pemasok untuk diolah lebih lanjut.

o    Bahan Penolong/ Setengah Jadi, yaitu bahan yang telah diolah namun masih perlu proses penyelesaian.

o    Barang Jadi, yaitu barang yang telah telah selesai diproduksi dan siap untuk dipasarkan.

Pencatatan persediaan memiliki dua cara yaitu:

1. Sistem Perpetual (Metode Buku), yaitu pencatatan persediaan yang dilakukan secara berkesinambungan langsung pada jumlahnya dan harga pokoknya. Pada sistem ini, perusahaan langsung dapat melihat berapa jumlah persediaan beserta harga pokoknya secara mutakhir dan akurat. Meskipun pada akhir periode ditemukan adanya ketidaksesuaian jumlah fisik dan pembukuan, penyesuaian persediaan tetap bisa dilakukan dengan cara stock opname.
2. Sistem Periodik (Metode Fisik), yaitu pencatan persediaan beserta nilainya dilakukan hanya pada akhir periode. Sistem ini tidak akan menjurnal akun persediaan dan harga pokok apabila terjadi transaksi namun pada akhir periode perusahaan harus menghitung jumlah dan nilai yang dimaksud dengan menjurnal penyesuaian terhadap ikhtisar laba-rugi.

Adapun untuk menilai persediaan barang dagang, ini dapat dihitung dengan 3 metode harga pokok yaitu:

1. Metode FIFO, yaitu barang yang lebih awal masuk yang dikeluarkan kali pertama sehingga saldo akhir persediaan ini menunjukkan barang yang dibeli terakhir.
2. Metode LIFO, yaitu barang yang lebih akhir masuk yang dikeluarkan kali pertama sehingga saldo akhir persediaan ini menunjukkan barang yang dibeli terawal.
3. Metode Rata-rata, yaitu pengeluaran barang ditentukan secara acak sehingga penentuan harga pokok untuk metode ini dicari nilai rata-ratanya.

Jika perusahaan menganut sistem persediaan Perpetual, perusahaan akan memerlukan buku besar pembantu khusus untuk persediaan barang dagang yang lazim dinamakan dengan Kartu Stok dan Mutasi Barang. Contoh dari fitur ini bisa klik di sini.

Untuk menghitung dan mencatat itu semua pastinya memerlukan sistem yang tepat berupa software stok. Dengan software, mengelola stok akan menjadi mudah. Pasalnya sistem seperti itu sudah terdapat field yang memudahkan pengguna hanya dengan menginput lalu biarkan sistem yang memprosesnya. Biasanya software stok sudah dilengkapi dengan fasilitas pencatatan data inventory dengan informasi saldo, pajak, satuan pengukuran, termin pembayaran, metode HPP, dsb, form pembelian dan penjualan, form pencatatan jurnal penyesuaian, form perakitan dan penguraian, dan yang tidak kalah pentingnya juga yaitu form stok opname, buku besar barang, laporan pendukung. dan analisis manajemen persediaan. Software ini tidak melalu berfungsi untuk mengelola stok, tetapi juga dapat diintegrasikan dengan bagian lain seperti accounting, purchasing, receivable, payable, kasir, dan lain-lain. Coba juga baca artikel berikut ini Cara Mengelola Persediaan Dengan Baik.

Dengan demikian, mengelola stok tidak akan menjadi momok bagi orang yang menjalankannya. Dampaknya, semua akan terorganisasi dengan saksama.

Artikel ini hasil kerjasama dengan  .

• SPONSOR hubungi: 081 326 333 328
• DONASI hubungi: 087 882 888 727
• Donasi dapat disalurkan ke rekening: 4564807232 (BCA) / 7051601496 (Syariah Mandiri) / 1370006372474 (Mandiri). a.n. Hendri Syahrial